یکشنبه، ۱۴ آذر ۱۳۹۵, ۰۱:۲۶
جستجو
 
Email

 e-mail

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون گردش اداری paperless
 
 
تعریف: 
سیستم اتوماسیون گردش اداری به صورت paperless  بوده و تمامی تبادلات نامه از مرحله ورود تا بایگانی به صورت الکترونیکی انجام می گیرد. قابلیت های قابل اشاره سیستم میتوان به موارد زیر اشاره کرد : ثبت نامه در انواع وارده صادره داخلی
 
قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم اتوماسیون اداری
تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ...
ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
 تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره
امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ... 
امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ...........txt ،  PDF،  ارتباط با آن نرم افزارها
امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
امکان تنظیم  ستون های جدول  گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار  Wordو Excel 
جستجوی سریع بر اساس : موضوع، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و ...
اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) اها، دبیرخانه ها و ..
امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر
امکان رزرو شماره نامه
 
قابلیت های ویژه :
 این سیستم دارای قابلیت های ویژه ای بوده که آنرا از سیستم های اداری فعلی  متمایز می سازد :
گردش الکترونیکی نامه از مرحله ورود به کارتابل تا مرحله بایگانی
قابلیت تعریف اشخاص در چارت سازمانی بدین صورت که هر شخص می تواند در چند جای چارت قرار گیرد.
قابلیت ارجاع پرونده های کاری به شخص دیگر
قابلیت رویداد نگاری سیستم ( آنالیز جزء به جزء کلیه اعمال )
 رزرو شماره نامه
 جستجوی سریع و قوی نامه
 سهولت کاربری
 قابلیت آرشیو نامه و بازگرداند
سیستم شماره دهی نامه که براساس3 مطلب می باشد :
الف) دبیرخانه(ها)ی فعال : این سیستم بگونه­ای توسعه یافته است که قابلیت استفاده از چند دبیرخانه مبرا در زمان واحد را داراست. (لازم بذکر است که کلیه عملیات سیستم نظیر ارجاعات نامه و سیکل گردش اداری براساس همین فرض و بصورت کاملاً جدا صورت خواهد گرفت).
ب) فرمول تعریف نامه برای تعیین اندیکاتور
ج) کدینگ­ها
 لازم بذکر است که این سیستم، شماره اندیکاتور را به ازای نوع­های مختلف نامه (شامل وارده، صادره، داخلی، صادره پیرو وارده و ...) بصورت مجزا دنبال می­کند.
 
اسکن و مدیریت بایگانی اسناد - اتوماسیون اداری 
امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های Feeder
امکان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم
انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف
امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف
امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی
قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای 
امکان ویرایش در تصاویر  مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
Word
 
گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
گزارش از دفتر اندیکاتور 
امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel 
امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی 
امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه 
امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه 
قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های Word   (مفهومی)
امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها
امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word
تایپ نامه توسط ویرایشگر 2007 و MSWORD 2003
امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .
 
مدیریت سیستم -اتوماسیون اداری ا
 
تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
تعریف پیش کد  برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار
امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک
قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me) تحت شبکه LAN و Windows2003 Server    و پایگاه داده ای oracle Server2000 , 2005
لیست امکانات کارتابل - اتوماسیون اداری
 نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های  در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها 
امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز، هفته گذشته و ...)
تغییر رمز کاربری و مواظبت از آن
امکان تغییر سال در لیست نامه 
امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل Pdf و . . .
امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمتهای دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی ازکلمات تکراری
امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان 
ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل Word نامه
امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
امکان مشاعده  لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی در کنار لیست نامه ها
امکان مشاهده متن تایپی (Word) که به نامه ها پیوست شده باشد.
امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها 
امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان 
امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
مکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه 
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
(جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست پایین افتادنی و و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی وجود دارد 
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده
ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
امکان  تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه 
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه  با امکان تفکیک نامه به صورت  کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی ، 
وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار 
امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه 
امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر
 
 تهیه وتنظیم :
 
رویا بزرگی         مهندس و کارشناس فن آوری
 
آنیتا آزادی          راهبر اتوماسیون اداری