با آغاز سال 1389 به منظور یکپارچگی و هدایت فعالیتها و تلاشهای نمایندگان زیرپورتالها(وبسایت)ی مراکز تابعه جهت به روز نمودن اطلاعات و ارائه خدمات مرتبط از طریق سایت و بهره وری بیش از پیش و همچنین شروع فعالیت جدیدی در خصوص راه اندازی سایت انگلیسی پورتال دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه در قدم اول تصمیم به تشکیل جلسات مداوم و پیوسته به تفکیک نوع مراکز  - معاونتها ، دانشکده ها ، مراکز آموزشی و درمانی(بیمارستانها) - و با حضور نمایندگان زیرپورتال( وبسایت ) مراکز یادشده تحت عنوان کارگروه گرفته شد . با تشکیل جلسات در هر کارگروه جهت پیگیری و انجام موارد تصویب شده در هر جلسه توسط اعضا ، یکی از نمایندگان زیرپورتال  برای مدت 5 جلسه بعنوان دبیر جلسه  تعیین گردید و مصوب شد در پایان هر دوره یک مرکز از هر گروه بعنوان نمونه و شاخص تعیین و مورد تشویق قرار گیرد.

لذا در جلسات  پیگیری و تاکید بر به روز نمودن و تکمیل اطلاعات زیرپورتالها و همچنین تعیین ساختار و تهیه اطلاعات سایت انگلیسی مورد توجه بوده و اساس فعالیت کارگروهها را تشکیل می دهد.