تکنولوژی همانطور که مزایایی را به همراه دارد، برای بشر مشکلاتی را هم ایجاد می‌کند که باید با راه‌حل‌هایی نوین به حل این مشکلات پرداخت.
به گزارش سرویس نگاهی به وبلاگ‌های خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا)، در وبلاگی به نشانی http://yekmodir.ir آمده است: سال‌های گذشته در محل کار وسیله‌های ارتباطی که برای رتق و فتق امور نامه‌نگاری کاغذی بود، داستان‌های مرتبط با خودش را هم داشت. نامه‌ای را می‌نوشتی و به هر حال زمانی طول می‌کشید تا این نامه به مقصد برسد. برای ارسال نامه‌ها از کارخانه به دفتر مرکزی از پیک‌های سواری استفاده می‌شد که یا مربوط به شرکت بود یا از سرویس‌های عمومی‌استفاده می‌شد.
البته این روش هنوز در حدی کاربرد خود را از دست نداده است. نامه را اگر قرار بود رونوشتی داده شود باید کپی می‌گرفتیم و این توزیع انجام می‌شد.
در سیستم بدون کاغذ که با استفاده از نرم‌افزارهای داخلی یا آوت لوک انجام می‌شود، از مشکلات قبلی خبری نیست. بین زمان ارسال تا زمان دریافت توسط طرف مقابل چند ثانیه کافی است.
اگر بخواهی رونوشت بدهی کافی است از لیست مربوطه اسامی را انتخاب کنی و در عرض چند ثانیه به ده‌ها نفر رونوشت بدهی. نگران گم شدن نامه و تنبلی نامه‌رسان و ترافیک گرفتن کپی و صرفه‌جویی در کاغذ که بعضا موضوع روز می‌شد و به یکباره دستور استفاده چند باره و پشت و رو از کاغذهای مصرفی می‌رسید هم نیستید!
مدیری برای صرفه ویی در مصرف پاکت دستور داده بود که منشی‌اش نامه‌های ارسالی او را لوله کند و چسبی بر آن بزند و ارسال کند. ولی این روش ساده و آسان که اسیر فاصله هم نیست و همزمان می‌توانی نامه را به همکاران اتاق مجاور و همچنین دفتر مرکزی ارسال کنید مشکلی دیگر را به همراه دارد. چون برای فرستادن رونوشت هر کس به ذهنمان می‌رسد را به لیست دریافت کنندگان اضافه می‌کنیم. در نتیجه inbox دریافت‌کنندگان پر می‌شود و اگر یک روز نباشید یا ساعاتی را در دفتر نباشید موقع برگشتن با عددی دو رقمی یا سه رقمی در مقابل آن روبرو می‌شوید که اکثر آن‌ها رونوشت نامه‌نگاری‌های دیگران است. نمی‌توانید همه را پاک کنید یا خوانده فرض کنید.
به نظر می‌رسد برای این مشکل باید فکری کرد. شاید تعریف ماتریس ارتباطات و سطح ارتباطات و مجاز بودن یا نبودن ارسال ایمیل برای یک سطح و یا افراد تعریف شده راه حلی مناسب باشد. ولی مهمتر از این باید فرهنگ و نگاه به موضوع را عوض کرد.
شاید برخی موارد لازم باشد همان نگاه و دغدغه‌های قدیمی را در استفاده از تکنولوژی‌های نو مدنظر داشت. درست است که نگران مصرف کاغذ و پاکت نیستیم، ولی باید نگران وقتی که برای خواندن این نامه‌ها تلف می‌شود باشیم؛ خواندن نامه‌های نامرتبط!